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COMUNICAR Y DISTRIBUIR INFORMACION DEL PROYECTO
Después de generar el plan de
proyecto y durante la fase de administración, puede ser necesario
comunicar información del proyecto, por ejemplo, a inversores o a personas
que haya asignado para realizar el trabajo.
Para administrar un proyecto de
manera eficaz, debe comunicar y distribuir la información del proyecto.
Puede preparar informes o presentaciones, publicar información en un sitio
Web o utilizar Microsoft Project Central para comunicarse con los miembros
del grupo de trabajo en el Web.
Microsoft Project permite
publicar y aplicar formato a vistas, así como imprimir informes según las
necesidades de una persona o de un grupo en particular. Puede publicar la
información en formato Web (HTML) o incluirla en una presentación
utilizando un programa como Microsoft PowerPoint.
Para la comunicación, puede
utilizar funciones como:
-
Impresión y
generación de informes para presentar información del proyecto en
papel a otras personas.
-
Publicar en HTML
o guardar un plan de proyecto en un servidor Web para que otros puedan
tener acceso a la información del proyecto en un sitio Web.
-
Integración de
Microsoft Outlook para que otras personas vean las tareas en sus
listas de tareas de Outlook, donde se les puede recordar las fechas de
vencimiento.
-
Microsoft
Project Central o grupo de trabajo para utilizar Microsoft Project
Central, si está instalado en la intranet de su organización o en
Internet, o un sistema de correo electrónico para comunicar
información del proyecto a otras personas.
IMPRIMIR INFORMACIÓN DEL
PROYECTO
Una vez que ha introducido la
información básica acerca del proyecto puede imprimirla y revisar el
plan.
Con el fin de facilitar la
identificación del proyecto, puede agregarle encabezados, pies de página y
números de página. Si desea revisar áreas específicas del plan, puede
cambiar a otra vista, personalizarla para que muestre únicamente la
información que necesita e imprimirla.
DISTRIBUCIÓN DE
INFORMACIÓN DEL PROYECTO EN LÍNEA
Microsoft Project pone a su
alcance el potencial de comunicación del World Wide Web, con numerosas
funciones de Internet e intranet. Con Microsoft Project, puede aprovechar
el potencial del Web mediante:
-
La comunicación
de planes del proyecto y la obtención de información del proyecto de
los miembros del equipo.
-
La copia de
información como imagen estática y su almacenamiento en formato de
archivo compatible con Web.
-
La distribución
de documentos en el Web relacionados con el proyecto.
CONFIGURAR UN SISTEMA DE
GRUPOS DE TRABAJO
Un sistema de grupos de trabajo
permite vincular electrónicamente a los miembros de un equipo en grupos de
trabajo estrechamente relacionados, lo que facilita el intercambio de
información sobre el proyecto entre los miembros del equipo. En Microsoft
Project existen dos formas de configurar sistemas de grupos de trabajo:
mediante el Web con Microsoft Project Central o mediante el
correo electrónico para comunicar información básica de tareas y
actualizar las tareas.
Mediante el Web:
Microsoft Project
Central es un producto complementario de Microsoft Project que permite
la elaboración de un plan en el que colaboran estrechamente los miembros
de un grupo de trabajo, los jefes de proyecto y otros
participantes.
Microsoft Project Central
ofrece ventajas adicionales y mucha más flexibilidad que un sistema de
grupos de trabajo basado en el correo electrónico:
-
Los miembros del
grupo de trabajo pueden ver tareas de todos sus proyectos al mismo
tiempo. Pueden también ver las tareas en un Diagrama de Gantt, y
agrupar, ordenar y filtrar dichas tareas.
-
Los miembros del
grupo de trabajo pueden ver la última información de todo el proyecto,
y no sólo las tareas que tienen asignadas.
-
Los miembros del
grupo trabajo pueden crear nuevas tareas y enviarlas para su
incorporación al archivo del proyecto, así como delegar tareas en
otros miembros del grupo.
-
Los jefes de
proyectos pueden solicitar, recibir y consolidar informes de
estado.
-
Los jefes de
proyectos pueden establecer reglas de mensajes para aceptar
automáticamente actualizaciones realizadas por miembros del grupo de
trabajo.
Cada sistema de mensajería de
grupo de trabajo tiene su propio conjunto de requisitos. Para Microsoft
Project Central, los requisitos básicos de configuración son los
siguientes:
-
Microsoft
Project Central. Este programa debe estar instalado en un servidor Web
que esté conectado a un Web al que también esté conectado todo el
grupo de trabajo.
-
Licencias de
Microsoft Project Central. Cualquier persona que trabaje con Microsoft
Project Central deberá tener licencia de Microsoft Project
Central.
-
Un explorador
Web.
-
Acceso a la red
e identificador de red.
-
Microsoft
Project, que debe estar instalado en el equipo del administrador del
grupo de trabajo.
Mediante el correo
electrónico:
Una vez conectado
electrónicamente y vinculado, un grupo de trabajo puede utilizar el correo
electrónico especial para:
-
Asignar
tareas.
-
Aceptar o
rechazar asignaciones de tareas.
-
Solicitar y
enviar informes de estado.
-
Enviar y recibir
actualizaciones de tareas.
Aunque los requisitos varían,
para comunicarse a través de un sistema de correo electrónico, el jefe de
proyecto y todos los miembros del grupo de trabajo deben:
-
Estar conectados
a una red.
-
Utilizar un
sistema de correo electrónico de 32 bits compatible con MAPI.
-
Instalar
WGsetup.exe en sus equipos.
PUBLICAR INFORMACIÓN EN FORMATO WEB
Puede incluir información de
una programación de Microsoft Project en un documento HTML para el World
Wide Web. Microsoft Project utiliza equivalencias de campos de importación
y exportación para determinar los campos que se van a exportar a formato
HTML, y puede utilizar una plantilla para determinar cómo y dónde se
muestra la información en el archivo HTML. Puede crear o modificar tanto
la equivalencia de campos de importación y exportación HTML como las
plantillas HTML:
-
En el menú
Archivo, haga clic en Guardar como página Web.
-
Si fuera
necesario, escriba un nombre para el archivo exportado en el cuadro
Nombre de archivo y después haga clic en Guardar.
-
En la lista
Equivalencia de importación-exportación, haga clic en el nombre de la
equivalencia que desee utilizar para exportar los datos, por ejemplo,
Exportar a HTML usando una plantilla estándar.
Nota:
Puede definir una nueva equivalencia o modificar una existente
haciendo clic en Nueva equivalencia.
-
Haga clic en
Guardar.
Nota: Puede modificar
las plantillas de ejemplo que proporciona Microsoft Project para crear
archivos con formato HTML a partir de datos exportados o puede crear sus
propias plantillas.

PUBLICAR
INFORMACIÓN EN FORMA DE GRÁFICO
Puede copiar información como
una imagen estática de la vista activa de Microsoft Project y pegarla en
cualquier programa que pueda mostrar información gráfica en forma de
imágenes. También puede guardar la imagen en un formato de archivo
compatible con Web para utilizarla en el Web. En muchas vistas, es posible
copiar la imagen de la vista completa o seleccionar y copiar una parte de
la misma:
-
Seleccione las filas del proyecto que desee copiar o muestre el
área que desee copiar en la pantalla.
-
En el
menú Edición, elija Copiar imagen.
-
En
Representar imagen, especifique cómo desea que se represente la
imagen:
-
Para copiar la información que se va a mostrar en la
pantalla, por ejemplo, para una diapositiva de Microsoft PowerPoint,
haga clic en Para pantalla.
-
Para copiar la información tal y como se va a imprimir, haga
clic en Para impresora.
-
Para copiar la información como un archivo de imagen GIF,
para utilizarla en una página Web o en otros programas, haga clic en
Para archivo de imagen GIF y después especifique la ruta y el
nombre del archivo al que desea copiar la imagen.
-
En
Copiar, haga clic en Filas en pantalla para copiar todas
las partes visibles del plan o haga clic en Filas seleccionadas
para copiar la fila que ha seleccionado.
-
Para
copiar información de un intervalo de tiempo distinto del que muestra
la escala temporal, en Escala temporal introduzca la fecha de comienzo
y fin en los cuadros Desde y Hasta.
-
Haga
clic en Aceptar:

-
Cambie al programa en el que
desea pegar la información de Microsoft Project y pegue la imagen
utilizando el comando Pegar del
programa:
Diagrama de Gantt en forma de
imagen
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