
COMUNICACIÓN CON LOS GRUPOS DE TRABAJO
Un Grupo de Trabajo es
un grupo de personas compuesto por el administrador y los que trabajan en
el mismo proyecto. El administrador del grupo de trabajo asigna tareas a
los miembros del grupo, que pueden recibir mensajes del administrador y
contestar a los mismos. Con Microsoft Project, el administrador del grupo
de trabajo puede enviar mensajes a través del correo electrónico, de una
intranet o de World Wide Web.
Un Sistema de mensajería de
grupo de trabajo es una red que se utiliza para enviar y recibir
mensajes electrónicos sobre el estado de las tareas y asignaciones. Lo
ideal sería que cada integrante del grupo de trabajo tuviera acceso a esta
red y pudiera recibir los mensajes del grupo de trabajo que le fueran
enviados (por ejemplo, mensajes Asignar equipo), así como enviar mensajes
del grupo de trabajo (por ejemplo, respuestas a mensajes Estado del
equipo). El sistema de mensajería de grupo de trabajo más fácil de
utilizar y que ofrece la máxima flexibilidad es Microsoft Project Central.
Un método alternativo es un sistema de correo electrónico de 32 bits
compatible con MAPI, como por ejemplo Microsoft Outlook.
INTERCAMBIAR MENSAJES UTILIZANDO CORREO ELECTRÓNICO
Si se utiliza un sistema de
mensajería basado en el correo electrónico, el jefe de proyecto envía los
mensajes del grupo de trabajo desde Microsoft Project. Los miembros del
grupo de trabajo reciben estos mensajes en sus bandejas de entrada de
correo electrónico y envían las respuestas a la bandeja de entrada del
correo electrónico del jefe de proyecto.
Si utiliza correo electrónico,
el proceso general para intercambiar mensajes del grupo de trabajo es el
siguiente:
-
El jefe de
proyecto asigna tareas a los miembros del grupo de trabajo y envía
actualizaciones utilizando mensajes Asignar equipo y
Actualizar equipo en Microsoft Project.
-
Mediante el uso
de un sistema de correo electrónico, un miembro del grupo de trabajo
recibe mensajes Asignar equipo y Actualizar equipo y les da respuesta.
El miembro del grupo de trabajo debe responder a los mensajes y sólo
puede ver las tareas que tiene asignadas.
-
El jefe de
proyecto utiliza el sistema de correo electrónico para ver y responder
a mensajes de los miembros del grupo de trabajo. El jefe de proyecto
puede utilizar la programación del proyecto para incluir la
información contenida en la respuesta del integrante del
equipo.
INTERCAMBIAR MENSAJES UTILIZANDO MICROSOFT PROJECT
CENTRAL
Si el grupo de trabajo utiliza
Microsoft Project Central como sistema de grupo de trabajo, el jefe de
proyecto envía los mensajes del grupo de trabajo en Microsoft Project. Los
miembros del grupo de trabajo ven estos mensajes y envían sus respuestas
con Microsoft Project Central. El jefe de proyecto también ve y responde a
los mensajes del grupo de trabajo en Microsoft Project Central. El proceso
general para intercambiar mensajes del grupo de trabajo es el
siguiente:
-
El jefe de
proyecto asigna tareas a los miembros del grupo de trabajo, envía
actualizaciones y solicita actualizaciones utilizando mensajes Asignar
equipo, Actualizar equipo y Estado del equipo en Microsoft
Project.
-
Mediante un
explorador Web, un miembro del grupo de trabajo se conecta a Microsoft
Project Central y recibe mensajes Asignar equipo, Actualizar equipo y
Estado del equipo. De manera predeterminada, las asignaciones y
actualizaciones se aceptan automáticamente, pero el miembro del grupo
de trabajo puede abrir los mensajes para rechazarlas o darles
respuesta. El miembro del grupo de trabajo debe responder a los
mensajes Estado del equipo. El miembro del grupo de trabajo también
puede trabajar directamente en el parte de horas para introducir
valores reales, enviar actualizaciones al jefe, etcétera. El miembro
del grupo de trabajo sólo ve los mensajes dirigidos a él. Si el jefe
de proyecto ha enviado mensajes para varios proyectos a un miembro del
grupo de trabajo, Microsoft Project Central organiza las tareas en
función del nombre de archivo de cada proyecto.
-
El jefe de
proyecto se conecta a Microsoft Project Central para recibir
respuestas de los miembros del grupo de trabajo y actualizaciones
sobre las tareas. A partir de estas respuestas, el jefe de proyecto
puede actualizar la programación del proyecto. El jefe de proyecto
también puede establecer reglas para actualizar automáticamente la
programación del proyecto a partir de respuestas de los
miembros.
CONECTAR EL EQUIPO AL SISTEMA DE CORREO
ELECTRÓNICO DEL GRUPO DE TRABAJO
Para
conectar vía correo electrónico y vincular los miembros de un grupo
de trabajo siga los siguientes pasos:
-
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Grupo de trabajo.
-
En el cuadro
Mensajería predeterminada del grupo de
trabajo, haga clic en Correo
electrónico.
Nota: Puede cambiar la opción de mensajería para
recursos individuales en el cuadro Grupo de
trabajo, que se encuentra en la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso.
-
Para aplicar las
selecciones del grupo de trabajo a todos los proyectos nuevos, haga
clic en Predeterminar:

-
Haga clic en la
ficha General.
-
En el cuadro
Nombre de usuario, escriba el nombre
mediante el cual desea que le identifiquen en los mensajes del grupo
de trabajo que envíe.
-
Haga clic en
Aceptar:

MENSAJES DEL
GRUPO DE TRABAJO
Los mensajes del grupo de
trabajo se refieren a los mensajes sobre las tareas de un proyecto que
envía el administrador del grupo de trabajo y los miembros del grupo de
trabajo mediante Microsoft Project Central o mediante correo electrónico.
Existen tres tipos de mensajes de grupo de trabajo que pueden enviarse
desde Microsoft Project, a los que pueden responder los miembros del grupo
de trabajo:
-
Asignar equipo, que se utiliza para asignar tareas a los
miembros del grupo de trabajo.
-
Actualizar equipo, que se utiliza para informar a los
miembros del grupo de trabajo sobre los cambios realizados en las
tareas de la programación.
-
Estado del equipo, que se utiliza para solicitar a los
miembros del grupo de trabajo que proporcionen al administrador el
estado actual de las tareas específicas.
ASIGNAR
EQUIPO
Una vez asignadas tareas a un
miembro del grupo de trabajo en Microsoft Project, puede notificárselo a
esa persona enviando un mensaje Asignar equipo. La persona que reciba la
solicitud Asignar equipo puede aceptar o rechazar las asignaciones de
tareas. Para asignar una tarea a un miembro del grupo siga los siguientes
pasos:
-
Asegúrese de que
se han asignado las tareas en el plan del proyecto, y que los recursos
que se están utilizando están identificados correctamente como parte
del grupo de trabajo.
-
En el campo
Nombre de tarea, haga clic en las tareas con
asignaciones nuevas que desee enviar a los recursos con el mensaje
Asignar equipo.
-
En el menú Herramientas, elija Grupo
de trabajo y haga clic en Asignar
equipo.
-
Haga clic en
Tarea seleccionada y, a continuación,
en Aceptar:

-
Si desea incluir
un título de asunto distinto de "Asignar equipo", escriba el asunto de
la solicitud en el cuadro Asunto.
-
Si desea cambiar
el mensaje predeterminado, escriba el que desee en el área de
mensajes.
-
Si está
utilizando el correo electrónico para comunicarse con el grupo de
trabajo, asegúrese de especificar los nombres de correo electrónico de
los recursos asignados en el campo Para y, a
continuación, presione la tecla ENTRAR. Los recursos que ya estén
asignados a la tarea pero que no hayan confirmado sus asignaciones,
aparecerán automáticamente en la lista del campo Para.
-
Haga clic en
Enviar:

Si está utilizando el correo
electrónico para comunicarse con el grupo de trabajo, el campo de
indicadores mostrará un sobre para las tareas para las que haya solicitado
un recurso. Este indicador permanece hasta que reciba las respuestas de
todos los recursos solicitados.
Si está utilizando Microsoft
Project Central para comunicarse con el grupo de trabajo, Microsoft
Project supone que el recurso acepta la asignación, salvo que la rechace
de forma explícita. Si esto sucede, recibirá un mensaje de Microsoft
Project Central al respecto procedente del recurso. A continuación, debe
ajustar la asignación en Microsoft Project.
Nota: Si notifica a varios recursos o
a todos los recursos asignados al mismo tiempo, Microsoft Project envía un
mensaje diferente Asignar equipo a cada recurso. Si se asigna un recurso a
más de una tarea, cada tarea aparece en el mensaje Asignar equipo que
recibe el recurso.
Nota: Si está
utilizando el correo electrónico para comunicarse con el grupo de trabajo,
cuando un recurso acepte o rechace la solicitud de asignación nueva o
cambiada, puede incorporar automáticamente la respuesta a la programación.
Abra la respuesta a su mensaje Asignar equipo. Haga clic en Actualizar proyecto para marcar la asignación de tarea
como confirmada o rechazada y actualizar la información de la asignación
según sea necesario.
ACTUALIZAR EQUIPO
Cuando se cambian asignaciones
existentes, los cambios realizados se han de comunicar a los recursos
asignados. Los puede comunicar electrónicamente mediante Microsoft Project
Central o por correo electrónico. Para comunicar a un miembro del grupo
cambios en las asignaciones siga los siguientes pasos:
-
En el campo
Nombre de tarea, haga clic en las tareas con asignaciones
cambiadas que desee enviar a los recursos con el mensaje Actualizar
equipo.
-
En el menú
Herramientas, elija Grupo de trabajo y haga clic en
Actualizar equipo.
-
Si desea cambiar
el asunto predeterminado para la actualización, escriba el que desee
en el cuadro Asunto.
-
Si desea cambiar
el mensaje predeterminado, escriba el que desee en el área de
mensajes.
-
Haga clic en
Enviar.
ESTADO DEL EQUIPO
Mediante la opción estado del
Equipo puede enviar un mensaje a los recursos solicitándoles la
actualización de las tareas que tienen asignadas. La lista de mensajes
muestra las tareas a las que están asignadas los recursos, horas de
trabajo, fechas de comienzo y fin, y la cantidad de tarea restante y
completada. El mensaje solicita de los recursos que actualicen su
información y se la envíen. Para enviar un mensaje de estado de equipo
siga los siguientes pasos:
-
En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
-
Para enviar un
mensaje Estado del equipo de una sola tarea, en el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea de la
cual desea obtener información de estado.
-
Para obtener el
estado de todas las tareas, seleccione todas las tareas o ninguna.
Para enviar un mensaje de las tareas seleccionadas, mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en los nombres de las tareas en
el campo Nombre de tarea.
-
En el menú Herramientas, elija Grupo
de trabajo y haga clic en Estado del
equipo.
-
Para enviar un
mensaje sólo de la tarea seleccionada, haga clic en Tarea
seleccionada, para enviar una solicitud para todas las tareas del
proyecto, haga clic en Todas las tareas, a continuación, elija
Aceptar:

-
En el cuadro
Asunto, escriba el asunto de la
solicitud de estado.
-
En el área de
mensajes, escriba el mensaje.
-
Haga clic en
Enviar para solicitar el estado a los
recursos asignados:

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